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Web to Print

Web-to-Print / PaaS im Focus: Web-to-Print
Was Sie dabei beachten müssen:

Web-to-Print hält mehr und mehr Einzug in den Marketingabteilungen. Damit sparen sie Produktionskosten, beschleunigen massiv ihre Prozesse und sichern die Qualität Ihrer Medien.

Wie genau Ihr Unternehmen von Web-to-Print profitieren und welche Punkte bei der Entscheidung für ein Web-to-Print System beachtet werden sollten, beleuchtet wir im Folgenden.

Web-to-Print, also „aus dem Netz direkt auf die Druckmaschine“, bezeichnet einen Ablauf, der sich modernernster Internet-Technologie bedient, um damit drastische Effizienzsteigerungen bei der Erzeugung von Druckprodukten zu erzielen: Layouts müssen nicht mehr von Experten und von Hand in speziellen Layoutprogrammen erstellt, sondern können von jedem Marketingmitarbeiter oder Sekretärin per Mausklick produziert werden. Printing as a Service lässt grüssen.

Aus technologischer Sicht läuft der Web-to-Print-Prozess im Prinzip immer gleich ab: Auf Basis einer Vorlage, die beispielsweise von uns mit InDesign® oder QuarkXPress® hergestellt wird, kann der – im Umgang mit Layout-Programmen ungeübte User via Web Druckerzeugnisse erstellen und erhält als Endprodukt eine druckfertige Datei. Bei der Ausgabe steht immer ein Vorschau-PDF in geringerer Auflösung und oder ein Vorschau-Bild sowie die fertigen Daten zur Veröffentlichung im Internet zur Verfügung.

Einsparpotenziale realisiert Web-to-Print vor allem dann, wenn ein größeres Volumen an individuellen Printprodukten, die auf einem ähnlichen Layout basieren, erstellt werden soll. Das ist meist der Fall bei dezentralen Kommunikationsstrukturen, z. B. im Handelsmarketing, in Filial- und Franchisenetzen oder in Konzernen mit verteilten Niederlassungen.

Dennoch müssen dezentrale Einheiten die Möglichkeit haben, ihre Printmaterialien individuell an die lokalen Gegebenheiten anzupassen, z. B. Preise, Produkte oder einfach nur die Adressangabe (Händler, Partner etc. Login gesteuert.)

Mögliche Anwendungsgebiete
Web-To-Print kommt im Marketingumfeld auf vielfältige Weise zum Einsatz.

Marketingmaterialien Inserate, Beilagen, Flyer, Broschüren und sogar Kundenzeitschriften lassen sich mittels Web-to-Print per Mausklick produzieren.

Der Vorteil:
Die zentrale Marketingorganisation gibt den CI-konformen Rahmen für die Kommunikation vor und kann den meist dezentralen Medienverwendern wie Händlern, Niederlassungen, Franchises etc. freie Hand bei der individuellen Anpassung lassen. So können diese Sonderangebote, Produktfotos und Texte entsprechend ihren Wünschen über eine einfache Eingabemaske anpassen und erhalten als Ergebnis die Druckdatei direkt vom System generiert.

Office-Kommunikation
Unter Office fallen Printmaterialien wie Visitenkarten, Briefpapier, Stempel und Türschilder. Auch sie müssen in der Regel einerseits den globalen CI-Vorgaben entsprechen und andererseits individuelle Informationen enthalten. Mit Hilfe von Web-to-Print lassen sich Erstellung und Bestellung von Office-Kommunikation von jedem Mitarbeiter über das Intranet abwickeln. Die firmeninternen Nutzer konfigurieren ihre Unterlagen selbst und die Lieferanten erhalten direkt von System die Druckdatei sowie die Bestelldaten. Daneben ermöglicht Web-To-Print auch Erstellung der Ausstattung dezentraler Einheiten, wie z. B. der Filialausstattung: Mitarbeiter in den Filialen konfigurieren ihre individuellen POS/POI-Materialien wie Steller, Rotaire, Plakate, Poster und andere Materialien. Durch ein solches, auf dem Selbstbedienungsprinzip basierendes System entfällt zusätzlich zu den eingesparten Kosten die Vorstufe ein Grossteil des Verwaltungsaufwandes.

Automatisierte Katalog Produktion
Auch die Erstellung umfangreicher Publikationen wie Kataloge lässt sich vorlagenbasiert mit Hilfe von Web-to-Print realisieren. Dabei werden Regeln hinterlegt, die bestimmen, wie die Inhalte (bspw. aus dem ERP (SAP)-System kommend) automatisiert aufbereitet werden. Auch die manuelle Nachbearbeitung erfolgt in diesem Fall über eine Weboberfläche ohne zusätzlichen Layout-Aufwand.

Software
Soll ein Software-Paket zum Einsatz kommen oder soll eine Solution ganz speziell nach den Anforderungen Ihres Unternehmens implementiert werden? Kann ein modularer Lösungsbaukasten die Anforderungen abdecken? Xeneration Media I+II

Customizing und Anpassungen
Welche Anpassungen werden erforderlich und wie flexibel muss der Systemanbieter sein? Reicht ein kleinerer Customizing-Aufwand aus?

Skalierbarkeit
Wie skalierbar sollte Lösung sein, im Hinblick auf mehr User und Traffic. Mehr Speicherplatz und die Aufnahme zusätzlicher Medien?

Rechte- und Rollenkonzept
Welche Rechte und Rollen werden für das System benötigt? Welche Nutzergruppen sollen integriert sein und deckt das System die Anforderungen an benötigte Rechte- und Rollenkonzepte ab?

Mehrsprachigkeit
In welchen Sprachen sollte das System sofort und später verfügbar sein? D/F/I/E?

Art der Printmedien
Welche Medien sollen mit Hilfe des Systems erstellt werden?

Interfaces
Welche Schnittstellen zu anderen Systemen soll das Brand Management- bzw. Web-to-Print System bieten? Soll an ein CRM- oder ERP-System (SAP, Dynamics, Sage, etc.) angebunden werden?

Hosting
Welche Anforderungen bestehen an Hosting und Sicherheitskonzept? Unser Partner everyware.ch bietet Ihnen eine optimale Lösung.

Prozesse
Welche Prozesse sollen abgebildet werden?